영어 이메일 구조, 격식에 맞춰 인사말과 맺음말 고르는 법

가족끼리 먹는 저녁 식탁은 반찬 몇 가지를 한꺼번에 올려도 상관없습니다. 하지만 손님을 초대한 자리에서는 입맛을 돋우는 가벼운 음식, 중심이 되는 메인 요리, 마무리하는 디저트 순서로 음식을 내게 되죠.

영어 이메일도 비슷합니다. 오늘은 영어 이메일 구조를 네 칸으로 나누고, 받는 사람과의 거리에 따라 인사말과 맺음말을 고르는 방법을 정리해 보겠습니다.

영어 이메일 구조를 이루는 네 칸

영어 이메일은 제목(subject line), 인사말(greeting), 본문(body), 맺음말과 서명(closing과 signature) 순서로 쌓입니다. 한국어 메일보다 인사말과 맺음말을 갖추는 편이라서, 이 두 칸이 비어 있으면 갑작스럽게 느껴질 수 있죠.

맨 위의 Subject는 내용을 짐작할 수 있게 짧게 쓰고, 문장처럼 마침표를 찍지 않는 경우가 많습니다. 본문은 첫 문장에서 왜 쓰는지부터 밝히면 받는 사람이 읽기 편하죠.

Hello처럼 인사만 적은 제목은 받는 사람이 열어 보기 전에는 무슨 메일인지 알 수 없습니다. 인사는 제목이 아니라 인사말 칸에 두고, 제목에는 용건을 명사구로 적어 두세요.

격식에 따라 달라지는 인사말

영어 이메일 구조에서 인사말은 받는 사람과의 거리를 가장 먼저 드러내는 칸입니다. 격식이 높을수록 Dear 뒤에 호칭과 성을 붙이고, 편할수록 Hi와 이름만 씁니다.

Ms.는 결혼 여부와 관계없이 여성에게 쓰는 호칭이라 처음 연락하는 상대에게도 무난합니다. 박사 학위를 가졌거나 의사라면 Dr., 대학 교수라면 Professor를 붙이는 편이 자연스럽죠.

상대가 먼저 이름으로 서명했거나 이미 이름으로 부르는 사이라면 Hi Daniel,처럼 이름만 써도 됩니다. 처음에는 한 단계 높여 시작하고 상대가 보낸 답장의 서명을 보며 맞추는 방식이 안전하죠.

‘김 부장님’을 직함 그대로 옮긴 Dear Manager Kim,은 영어 메일에서는 낯설게 읽히고, 보통은 Mr. Kim이나 Ms. Kim으로 씁니다. Mr. Daniel처럼 호칭 뒤에 이름을 붙이는 것도 어색한데, Mr.와 Ms.는 성 앞에 붙는 호칭이기 때문입니다.

이름을 모를 때와 첫 문장 쓰기

담당자 이름을 모를 때 Dear Sir or Madam,이나 To whom it may concern,을 떠올리기 쉽습니다. 두 표현 모두 틀리지는 않지만 오래된 격식체라서 요즘은 딱딱하거나 상투적으로 느끼는 경향이 있죠.

부서나 직책을 대신 부르면 받는 사람이 자기에게 온 메일임을 바로 알아차립니다. 어떤 표현을 선호하는지는 회사와 업계마다 다르니 상대 조직이 보낸 메일의 인사말을 참고하세요.

인사말 다음에는 왜 연락하는지를 알리는 첫 문장이 옵니다. 안부 문장을 넣을 때는 아래 정도가 흔히 쓰입니다.

I hope this email finds you well.은 격식 있는 메일에서 흔히 쓰이지만 너무 자주 쓰여 형식적으로 들린다고 느끼는 사람도 있습니다. 가볍게는 I hope you’re doing well.로 바꿀 수 있죠. 어느 쪽이든 인사 문장 바로 뒤에 용건을 이어야 메일이 길어지지 않습니다.

격식에 맞춰 맺음말 고르기

영어 이메일 구조의 마지막 칸인 맺음말은 본문 끝의 마무리 문장과 서명 앞의 닫는 말, 두 가지로 이루어집니다. 마무리 문장으로는 Thank you for your time.이나 I look forward to hearing from you.가 흔히 쓰이죠.

미국에서는 Sincerely와 Best regards가, 영국에서는 Kind regards와 Yours sincerely가 자주 보이는 경향이 있습니다. 영국식 전통에서는 받는 사람의 이름을 알면 Yours sincerely, 모르면 Yours faithfully로 짝을 맞추기도 하지만, 지금은 회사마다 쓰는 방식이 제각각입니다.

look forward to 뒤의 to는 부정사의 to가 아니라 전치사라서 동사원형이 아니라 hearing처럼 -ing 형태가 옵니다. regards는 안부를 전하는 말이라 복수형으로 굳어 있죠.

격식 단계별 표현 비교 표

구분	인사말	첫 문장	맺음말
격식 높음 (교수, 처음 보는 담당자)	Dear Professor Lee,	I’m writing to ask about …	Sincerely,
보통 (거래처, 동료)	Hello Ms. Carter,	Thank you for your email.	Best regards,
편함 (자주 연락하는 사이)	Hi Daniel,	I hope you’re doing well.	Thanks,
이름을 모를 때	Dear Hiring Manager,	I’m writing to apply for …	Kind regards,
피할 표현	Dear Manager Kim,	Looking forward to hear from you.	Best regard,

핵심 정리

영어 이메일 구조는 제목, 인사말, 본문, 맺음말과 서명의 네 칸이고, 인사말과 맺음말은 받는 사람과의 거리에 맞춰 같은 높이로 고르는 것이 핵심입니다. Dear Professor Lee,로 시작해 Thanks,로 끝내면 위아래 높이가 맞지 않아 어색하죠.

손님을 초대한 식탁처럼 순서를 갖추되, 친한 사이에는 한 접시로 간단히 줄이면 됩니다. 회사마다 선호하는 형식이 다르니 상대가 보낸 메일의 인사말과 맺음말을 보고 맞추는 편이 가장 안전합니다.

격식 있는 문의 이메일 한 통